Communication, gestion du calendrier et réunions

1. En faisant preuve d’un haut degré d’initiative, de discrétion et de jugement, assurer la coordination des activités quotidiennes de la direction générale, de la directrice des finances et des autres membres de l’équipe de direction, et fournir du soutien administratif aux autres membres de l’équipe d’Effectif de la santé Canada, selon les besoins. En étroite collaboration avec la directrice des finances, gérer le flux d’information en provenance et à destination du bureau de la direction générale, assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes, planifier les rendez-vous et les réunions, organiser les voyages, préparer les demandes de remboursement des dépenses, tenir à jour les dossiers et assurer le maintien d’un système de classement efficace et sécurisé (partagé et propre au service).
2. Recevoir et filtrer les appels entrants, les demandes, le courrier, la boîte de réception générale d’Effectif de la santé Canada, la boîte de réception des comptes fournisseurs, les publications et la correspondance, et s’assurer que les demandes sont acheminées efficacement (le cas échéant) et que des réponses sont fournies en temps utile. Rédiger des réponses à des demandes générales de nature non technique et envoyer des accusés de réception et des réponses intermédiaires. Consulter les membres du personnel, répondre aux demandes de renseignements et rédiger des ébauches de réponses.
3. L’assistant administratif ou l’assistante administrative est le premier point de contact pour de nombreuses parties prenantes clés en relation avec Effectif de la santé Canada et doit donc accorder une grande importance à une approche chaleureuse, ouverte et amicale.
4. Gérer des listes de distribution pertinentes pour soutenir le travail de la direction générale et de l’équipe de direction. Travailler avec l’équipe de mobilisation et d’autres membres d’Effectif de la santé Canada pour concevoir un système de suivi de la gestion des clients et une liste de personnes-ressources.
5. Collaborer avec le personnel de soutien administratif de Santé Canada, de l’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS) et d’autres intervenants clés.
6. Soumettre des documents à la traduction et relire les versions françaises par rapport aux originaux anglais afin d’en vérifier l’exactitude.
7. Coordonner les réunions en personne et virtuelles, y compris les réunions de l’ensemble du personnel, les séances d’analyse de données et les réunions de l’équipe de direction. Gérer les invitations, les ordres du jour et les suivis.
   
   

Soutien aux finances et à l’approvisionnement

8. Aider la personne responsable des finances et de l’approvisionnement dans le suivi des tâches liées aux comptes fournisseurs et aux comptes clients, y compris le codage des factures des fournisseurs et la production des factures des clients.
9. Tenir des registres des événements, y compris les renseignements financiers (p. ex, les présences et les coûts).
10. Tenir à jour tous les relevés de cartes de crédit de l’organisme et coordonner le suivi des justificatifs de dépenses et des autres factures, par exemple les factures de téléphone et les factures d’équipements et de services informatiques.
11. Examiner et/ou préparer les demandes de remboursement de frais et de voyages dans le respect des politiques et procédures applicables.
12. Appuyer les activités d’approvisionnement, selon les besoins.
    
    

Fonctions administratives générales

13. Participer à des projets spéciaux en appuyant les chefs d’équipe dans la planification et le suivi d’initiatives de l’organisme.
14. Appuyer les activités d’approvisionnement ainsi que d’autres tâches connexes pouvant être nécessaires pour soutenir les membres de l’équipe d’Effectif de la santé Canada.